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段取り力①
段取り力ということについてお伝えしたいと思います。前回の話で時間管理について
お伝えをしました、じゃ、どうやったら段取りよく仕事が進められるのか、実はさっ
きの中に少しヒントが潜んでいました。私は仕事をグループ分けをするという話をし
ました。段取りをするためには、このグループ分け、つまり仕分けということが大事
になります。
例えば、会議というものをうまく効率よく時間が遅れなく、そして伸びることなく会
議を進めていくために、それの段取りとはどういうことをすればいいのか、皆さんは
会議開催、通知書とか、そういうのを見て会議に参加するわけですよね。その会議開
催通知書の中に、どれだけ改善の要素を含んでいるかということです。
これは私が会社員時代、上司にとても何度も注意をされたことです。というのは会議
開催書一つ作るのに、どれだけ自分の改善点が盛り込まれているかと、今は簡単に前
回のものに日付を修正するだけで、簡単にできます。
でも、例えば前回欠席した人が多かったとか、前回遅刻してくる人が多かった場合、
それに対しての工夫が会議開催通知書の中に入っているかどうか、つまり、何分前ま
でに集まってくださいって言葉が入っているかどうかとか、例えば事前に主催者が先
方に連絡を入れているかどうか、もしかしたら忘れているかもしれません、ですので、
リマインドを前日ないし、前前日に会議がありますけど、出席大丈夫でしたでしょう
か、の確認を一言入れれば、また出席率も違ってくると思います。つまり、出席者の
意識を変えるのは事務局次第ということです...
（本編より一部抜粋）続きは本講座でご覧ください。
お伝えをしました、じゃ、どうやったら段取りよく仕事が進められるのか、実はさっ
きの中に少しヒントが潜んでいました。私は仕事をグループ分けをするという話をし
ました。段取りをするためには、このグループ分け、つまり仕分けということが大事
になります。
例えば、会議というものをうまく効率よく時間が遅れなく、そして伸びることなく会
議を進めていくために、それの段取りとはどういうことをすればいいのか、皆さんは
会議開催、通知書とか、そういうのを見て会議に参加するわけですよね。その会議開
催通知書の中に、どれだけ改善の要素を含んでいるかということです。
これは私が会社員時代、上司にとても何度も注意をされたことです。というのは会議
開催書一つ作るのに、どれだけ自分の改善点が盛り込まれているかと、今は簡単に前
回のものに日付を修正するだけで、簡単にできます。
でも、例えば前回欠席した人が多かったとか、前回遅刻してくる人が多かった場合、
それに対しての工夫が会議開催通知書の中に入っているかどうか、つまり、何分前ま
でに集まってくださいって言葉が入っているかどうかとか、例えば事前に主催者が先
方に連絡を入れているかどうか、もしかしたら忘れているかもしれません、ですので、
リマインドを前日ないし、前前日に会議がありますけど、出席大丈夫でしたでしょう
か、の確認を一言入れれば、また出席率も違ってくると思います。つまり、出席者の
意識を変えるのは事務局次第ということです...
（本編より一部抜粋）続きは本講座でご覧ください。
講師 石井住枝 先生
トヨタ流カイゼンコンサルタント
株式会社エフェクト代表取締役
株式会社エフェクト代表取締役
トヨタで役員秘書､社員研修、工場リスクマネジメント指導を担当。 企業人財育成、地域防災、国際映画祭のプロデュースなど立ち居地と本質を見極める経営参謀の育成を実践。プロ集団づくり促進のため、経営の片腕ができる「プロ秘書力」養成講座を主宰。企業の人財コンサル、リスクマネジメントの研修を全国で展開。 国際映画祭プロデュース、中央区FMラジオ防災番組などで活躍中。